Gå til hovedindhold
Borgerservice - neutral
Case

Integration til Print på Serviceplatformen letter dokumentationsproces i Vejle Kommune

I forbindelse med bestilling af pas og kørekort har Vejle Kommune i samarbejde med aarhusiansk it-virksomhed via Print på Serviceplatformen forbedret deres kommunikation om GDPR.

Et nyt informationsbehov

I Vejle Kommune har man i en årrække gjort brug af en digital løsning, hvor bestilling af pas og kørekort allerede startes op hjemme fra sofaen. Erfaringerne er gode, da det sparer både borgere og borgerservice tid, når store dele af bestillingsprocessen foretages hjemmefra.

Med ikrafttrædelsen af den nye databeskyttelsesforordning – den vi også kender som GDPR – fulgte behovet for at informere borgerne om, hvad kommunen bruger deres data til, når en borger bestiller enten pas eller kørekort.

- I første omgang forsøgte borgerservice med en løsning med udlevering af en folder om GDPR ved bestillingen og efterfølgende dokumentation af, at borgeren havde fået oplysningerne. Dokumentationsdelen var ikke understøttet af systemet, så det gjorde processen noget besværlig, forklarer Jens Lund Grindsted, Digitalisering og Analyse, Vejle Kommune.   

Kommunen gik derfor i dialog med leverandøren af den digitale bestillingsløsning, Scandi System, for at afsøge mulighederne for en bedre, og lettere måde, at gøre tingene på.

- Vi fik, i samarbejde med Scandi System, lavet en løsning, hvor der i bestillingsprocessen afsendes GDPR-information til borgerens digitale postkasse. Dermed har borgeren fået informationen og det er samtidig dokumenteret i systemet. Er borgeren fritaget for Digital Post udleveres en folder - og der er i systemet et afkrydsningsfelt, så dokumentationen også her er en del af bestillingsprocessen, uddyber Jens Lund Grindsted

En god business case

Vejle Kommune er Danmarks femtestørste med i alt 115.614 indbyggere. Det vender vi tilbage til.

Den aarhusianske virksomhed, Scandi System, der har leveret den digitale bestillingsløsning til Vejle Kommune, har gjort brug af den fælleskommunale infrastruktur i et stykke tid nu, og ifølge driftschef, Marco De Lorenzi, så er de kun lige gået i gang:

- Serviceplatformen, og den værdi det skaber for vores virksomhed og kommunerne, og i sidste ende borgerne, er noget, som vi har stort fokus på. Vi har planer om på sigt at udvide vores software til at anvende Digital Post eller NemSMS til al kommunikation med borgerne.

Tingene går for alvor op i en højere enhed, når virksomheden tænker i at kombinere flere services i deres løsning.

Kerneinformationen i Scandi Systems løsning er borgernes CPR-numre. CPR-nummeret gør det nemlig let at sende relevant og nødvendig information til borgerne via Digital Post og NemSMS – og det er en væsentlig gevinst:

- Vi har erfaret, at når det kommer til at informere om almindelige e-mailadresser og mobilnumre så er folk ret upræcise. Det betyder historisk set, at al for mange borgere aldrig hører fra os, når vi, eller kommunerne, eller politiet har brug for at komme i kontakt med dem, uddyber Marco De Lorenzi.

Ved at kommunikere via Print på Serviceplatformen er der næsten garanti for, at informationerne når ud til den borger, som skal bruge dem i forbindelse med fornyelse af pas eller kørekort.

Og så var der lige det med befolkningstallet i Vejle. Ved at bruge Serviceplatformen og Print er der skabt en god business case for Vejle Kommune. Serviceplatformen varetager nemlig fordelingen mellem Fjernprint og Digital Post.

Kommunen kan dermed sparre penge for kald via Digital Post til fjernprintleverandøren, da omkostningerne allerede er dækket ind af den såkaldte buffetpris, som er en del af kommunens generelle betaling for at anvende Serviceplatformen.

Ifølge Jens Lund Grindsted, så er det en stor årsag til, at man nu vil arbejde målrettet på at koble flere af kommunens fagsystemer til den fælleskommunale infrastruktur:

- Helt overordnet vil vi gerne have flere systemer til at anvende den infrastruktur, der er bygget op i forbindelse med monopolbruddet. Det omfatter også fjernprintservicen via Serviceplatformen. Her er økonomien en overvejende grund, da vi som kommune sparer 25 ører hver gang der sendes en Digital Post besked via Serviceplatformen, da fjernprintleverandøren ikke skal betales for at håndtere den digitale post – den del tager Serviceplatformen sig af, siger Jens Lund Grindsted.

Et hurtigt regnestykke viser, at hvis hver borger i Vejle Kommune modtager blot fem breve via Digital Post i løbet af et år, så vil det spare kommunen for lige godt 150.000 kr. Det forudsætter, at alle breve er sendt via Serviceplatformen.

Der er altså hurtigt penge at spare, ved at benytte infrastrukturens Print-integration og koble de fagsystemer på, som sender beskeder til kommunens borgere.

Har du uddybende spørgsmål til casen, eller ligger du selv inde med en god case om, hvordan infrastrukturen har skabt værdi for din kommune eller virksomhed, så tag endelig kontakt til os.

Kontakt KDI
Kommunernes Data og Infrastruktur (KDI)
Administrator for den fælleskommunale infrastruktur