Forretningsmæssigt overblik: SDI

På denne side kan du læse om:

• Sådan anvendes Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks
• Forretningsmæssig opbygning
• Forberedelse og gennemførelse af tilslutning

 

Sådan anvendes Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks

De direkte anvendere af Sags- og Dokumentindekset er kommunale fagsystemer og overbliksløsninger, som indeholder eller viser metadata om sager og dokumenter. Et anvendersystem kan være afsender eller modtager af metadata - eller begge dele.  

• Afsender af metadata
  Et afsendersystem er kilde til de metadata, der findes i indekset. Afsendersystemet skal løbende synkronisere data, så indekset indeholder et ajourført billede af oplysninger fra kildesystemet.
   
• Modtager af metadata
  Et modtagersystem søger i og henter de metadata, der findes i indekset. Formålet med dette er at udstille data i fagsystemer eller overbliksløsninger. Modtagersystemer anvender Fælleskommunal Adgangsstyring for brugere, så den enkelte medarbejdere kun kan se de data, der er behov for og lovhjemmel til.  

Sags- og Dokumentindekset består af en række webservices, som fagsystemer og overbliksløsninger kan anvende til at tilføje og søge/hente metadata om sager og dokumenter. 

Det er desuden muligt at abonnere på statusændringer på sager i indekset via Fælleskommunal Beskedfordeler.

Forretningsmæssig opbygning

For at forstå den forretningsmæssige opbygning af Sags- og Dokumentindeks bør leverandør og myndighed forholde sig til nedenstående anvisninger, som beskriver alle objekter, relationer og felter i indekset. Det er et vilkår for tilslutning til indekset, at anvisningerne overholdes, og anvisningerne er derfor centrale for både it-systemer, der afleverer, og for it-systemer, modtager data fra indekset. 

Anvisningerne beskriver det forretningsmæssige indhold af og formatet på alle felter i indekset. I anvisninger fremgår også hvilke oplysninger, der er obligatoriske, når der afleveres data. Anvisningerne supplerer/udbygger de mere tekniske servicebeskrivelser. 

Forberedelse og gennemførelse af tilslutning

Et vigtigt mål med Sags- og Dokumentindekset er at udstille ensartede oplysninger om sager og dokumenter på tværs af kommuner og fagområder. Derfor indebærer tilslutning til indekset en væsentlig opgave med at sikre, at de oplysninger, der afleveres til indekset passer ind i de vedtagne forretningsbegreber og definitioner.

Tilslutning til indekset er derfor ikke bare en teknisk opgave, men handler også om forretningsmæssig afklaring og mapning ind i indekserne, samt om udvikling og test. Tilslutning til indekset involverer derfor forskellige kompetencer hos både it-leverandør og kommune.

Forretningsmæssig afklaring og mapning

Som nævnt beskriver anvisningerne det forretningsmæssige indhold i indekset. Det vil sige, at det er de begreber, som et kildesystem skal ’mappe ind i’. Dette kan være en større eller mindre opgave, og kan være meget forskellig for de forskellige fagområder.

Til at understøtte denne opgave, og til at fastholde resultatet, anvendes et ’mapningsdokument’, der er opbygget på samme måde som anvisningerne. I et mapningsdokument beskrives hvilke oplysninger, kildesystemet leverer til indekset, og hvilke felter i kildesystemet oplysningerne stammer fra. Beskrivelsen i mapningsdokumentet afklarer og dokumenterer primært det forretningsmæssige indhold.

Mapningsdokumentet udarbejdes i et samarbejde mellem leverandør og myndighed, og formålet er at:

• Understøtte en forretningsmæssig dialog mellem leverandør og kommune om tilgængeliggørelse af kommunens data i kildesystemet
• Give en ramme til at fastholde mapningsaftaler mellem kommune og leverandør af kildesystemet
• Give mulighed for at opdage tidligt i processen, hvis noget er svært
• Give et udgangspunkt for udvikling og test

Du kan downloade skabeloner for mapningsdokumenter for henholdsvis Sagsobjektet og Dokumentobjektet i Sags- og Dokumentindekset i boksen nedenfor.

Compliancetest

For at sikre kvaliteten af data i Sags- og Dokumentindekset, er det vigtigt at gennemføre en compliancetest inden integrationen til indekset tages i anvendelse i produktionsmiljøet. Compliancetesten udføres af leverandøren af afsendersystemet i samarbejde med kunden (typisk en myndighed eller KOMBIT) og afsluttes med en testrapport, som godkendes af kunden.

Compliancetesten demonstrerer leverandørens forretningsmæssige forståelse af indekset samt at afsendersystemet synkroniserer data korrekt og overholder forretningsregler og andre funktionelle/non-funktionelle krav - herunder anvisningerne. 

Leverandøren kan efter succesfuld gennemførelse af en compliancetest angive i oplysnings- og salgsmateriale, i hvilket omfang deres system(er) understøtter Fælleskommunalt Sag- og Dokumentindeks. Kommuner og andre offentlige myndigheder kan derved nemmere træffe beslutning om en eventuel anskaffelse, hvor der er behov for integration til indekset.

Nedenfor finder du senest udførte compliancetests:

• Compliancetest for Fælleskommunal Sags- og Dokumentindeks

Du kan finde mere information om baggrund, forudsætninger og forløb for en compliancetest, samt downloade skabelon til dokumentation af compliancetest (testrapport) i boksen nedenfor.

Afsluttede pilotforløb

ESDH 

Samlet status for pilotforløb ESDH - AFSLUTTET - se rapport

Testrapporter fra de enkelte pilotkommuner og deres leverandører:

• Brøndby: KMD - Nova - GODKENDT - se rapport
• Frederikshavn: Netcompany - Get Organized - GODKENDT - se rapport
• København: Fujitsu - eDoc - GODKENDT (af Aalborg) - se rapport
• Skanderborg: SBSYS - SBSYS - GODKENDT - se rapport
• Syddjurs: Formpipe - Acadre - GODKENDT - se rapport

Jobcenter

Samlet status for pilotforløb jobcenter - AFSLUTTET - se rapport

Testrapporter fra de enkelte pilotkommuner og deres leverandører:

• Gladsaxe: KMD - Momentum - GODKENDT - se rapport
• Syddjurs: Schultz - Fasit - GODKENDT - se rapport
• Aarhus: Schultz - Fasit - GODKENDT (af Syddjurs) - se rapport

Igangværende pilotforløb

Statusrapport for pilotforløb EOJ / ESJ - I GANG - se rapport

• Ballerup: KMD Nexus - GODKENDT - se rapporter (Sags- og Dokumentindeks / Ydelsesindeks)
• Esbjerg: EG - Sensum - GODKENDT - se rapport
• Aarhus: DXC - Vitae - GODKENDT (Sags- og Dokumentindeks) - se rapport

Pladsanvisning

• Egedal: KMD Institution 2 - GODKENDT - compliancetest for Sags- og Dokumentindeks - se rapport