Gå til hovedindhold
Mand forklarer ved whiteboard

Sags- og Dokumentindeks: Etablering af forretningsforståelse

Her på siden finder du en kort introduktion til, hvordan du kommer godt i gang med at etablere den forretningsmæssige forståelse, som en effektiv udnyttelse af Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks kræver.

Afklaring af sagsbegrebet

Når man fra et kildesystem skal lægge data i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, skal man først kigge efter, om kildesystemet indeholder sager. Flere fagområder arbejder ikke struktureret med sager, selvom der inden for fagområdet foregår sagsbehandling, som foretages af sagsbehandlere mv.  Kildesystemerne på disse fagområder organiserer derfor ofte ikke de faglige informationer om en borger eller virksomhed i sager. Dette forhold betyder, at det kan være nødvendigt, at myndigheden og leverandøren af kildesystemet i samarbejde med KOMBIT afklarer, hvilken gruppering af information der giver mening ved aflevering af data til Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks.

Selvom dit kildesystem indeholder sager, kan det stadig være relevant at overveje, om sagsbegrebet er kompatibelt med den måde sager forstås på i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks.

I Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks anvendes sager til at vise hvad borgeren eller virksomheden har i gang med myndigheden. Eksempelvis vil der for borgeren eller for en medarbejder i borgerservice vises en liste af borgerens sager, for at forstå borgerens situation i relation til myndigheden.

Det kunne fx være, hvis en borger på tværs af social og sundhedsområdet kun har en overordnet sag, så vil det ud fra denne ene sag være svært for borgerservicemedarbejderen eller borgeren selv at forstå, hvad sagen indeholder. Hvis borgeren derimod har knyttet flere sager til sig afhængig af, hvilke ansøgninger eller indsatser myndigheden behandler i relation til borgeren, vil det ud fra listen være muligt at kunne se, at borgeren fx modtager praktisk og personlig hjælp i egen bolig, at borgeren har ansøgt om tilskud til en handicapbil og at borgeren er i gang med et jobprøvningsforløb.

Detaljering af de sager, som kildesystemet afleverer i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, har derfor stor betydning for, hvilket overblik indekset kan levere til anvendersystemerne.

Dertil kommer, at opdelingen af sager også anvendes til dataafgrænsning af data fra Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks. Dvs. at når fx en medarbejder i myndigheden skal have adgang til data fra Sags- og Dokumentindeks, afgøres det af myndigheden, hvilke sager medarbejderen må se og hvilke sager medarbejderen ikke må se. Hvis alle borgerens eller virksomhedens data inden for et fagområde samles i en stor sag for borgeren, er det meget svært for myndigheden at styre, hvad en medarbejder må se og ikke se, da de ikke ved, hvad den enkelte store sag indeholder. Dette kan resultere i, at medarbejderen enten får adgang til for meget, eller bliver afskåret for relevante informationer, som medarbejderen gerne må se.

Detaljering af de sager, som kildesystemet afleverer i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, har derfor også stor betydning for adgangsstyringen, som anvendersystemet skal sikre.

En samlet beslutning om, hvordan sager struktureres og opdeles inden de lægges i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, er afgørende for det resterende arbejde med, hvordan kildesystemets data skal overføres til indekset.

Øvrige forretningsafklaringer

Udover afklaringen af, hvad en sag er inden for det fagområde/kildesystem, som du arbejder med, er der typisk en række andre overordnede afklaringer og beslutninger, der skal foretages, før der kan leveres data til indekset. Nedenstående er eksempler på overordnede spørgsmål der bør afklares tidligt i tilslutningsforløbet:
 

Eksempler på relevante forretningsafklaringer

  • Hvilke sager/typer behandles i systemet? ​
  • Er alle sager mærket op med korrekt KLE-opmærkning? ​
  • Kan en sag have flere KLE-numre / træffes der flere afgørelser inden for samme sag? Er der sager uden afgørelse? ​
  • Er der sager, som ikke er knyttet til en borger eller virksomhed? ​
  • Har sagerne meningsfulde relationer til hinanden – evt. et sagshierarki?
  • Har hver sag en primær sagsbehandler eller behandles den af en hvilken som helst medarbejder i afdelingen? ​
  • Behandles sager af medarbejdere på tværs af afdelinger? ​
  • Hvor kommer data om afdelinger fra, og hvordan stemmer de overens med myndighedens data i Fælleskommunalt Organisation​ssystem
  • Arbejdes der med tværgående kontaktpersoner i tillæg til primære sagsbehandlere?
  • Foregår journalføringen i fagsystemet eller ligger dette i et tilknyttet ESDH-system? ​
  • Hvordan er dokumenter og journalnotater knyttet til sagen? ​
  • Er der en relation mellem journalnotater og dokumenter? ​
  • Foregår journalføringen i fagsystemet eller ligger dette i et tilknyttet ESDH-system? ​
  • Hvordan er dokumenter og journalnotater knyttet til sagen? ​
  • Er der en relation mellem journalnotater og dokumenter?
  • Stilles der særlige krav til dataafgrænsning for alle eller nogle sager? ​
  • Hvad består det særlige i? ​
  • Er afgrænsning på KLE og organisationstilknytning nok? ​
  • Er der sager som kun en eller meget få medarbejdere må se?

 


Anvisninger og mapningsdokument

Anvisningerne er et opslagsværk, der beskriver alle objekter og felter i Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks. Anvisningerne beskriver det forretningsmæssige indhold af og formatet på alle felter i indekset, og det fremgår af anvisningerne hvilke oplysninger, der er obligatorisk, når der afleveres data til indekset.

Det er et vilkår for tilslutning til indekserne, at anvisningerne overholdes, og anvisningerne er derfor centrale både for it-systemer der afleverer og anvender data fra indekset. Kilder der afleverer data til indekset, skal mappe data fra kildesystemet til den struktur og de definitioner, der findes i indekset. Det er typisk ikke en triviel opgave. Resultatet af denne mapning dokumenteres i mapningsdokumentet, der er opbygget på samme måde som anvisningerne og hvor kilden kan beskrive hvilke oplysninger kildesystemet leverer til Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, og hvilke felter fra kildesystemet, oplysningen tages fra.

Mapningsdokumentet udarbejdes i et samarbejde mellem leverandør og myndighed, og formål med mapningsdokumentet er at:

  • Understøtte en forretningsmæssig dialog mellem leverandør og kommune om tilgængeliggørelse af kommunens data i kildesystemet
  • Give en ramme til at fastholde mapningsaftaler mellem den enkelte kommune og leverandør af kildesystemet
  • Give mulighed for at opdage tidligt i processen, hvis noget er svært
  • Give et udgangspunkt for udvikling og test

I mapningsdokumentet efterspørges primært en forretningsmæssig beskrivelse, så der i denne proces afklares og dokumenteres en beskrivelse af det forretningsmæssige indhold i indekserne.