Opdaterede anvisninger til Fælleskommunalt Organisationssystem
Fælleskommunalt Organisationssystem har fået nye opdaterede anvisninger, der præciserer nogle af de eksisterende mønstre – det vil sige måden man skriver- og aftager ting på i brugergrænsefladen.
Anvisningerne til Fælleskommunalt Organisationssystem - der bl.a. hjælper kommuner, fagprojekter og it-leverandører med at forstå, hvordan kommunens organisationsdata og -strukturer skabes og hænger sammen i Organisationssystemet – er blevet opdateret.
Der er fire overordnede ændringer i det nye anvisningsdokument. Dem kan du ganske kort orientere dig om i nyheden her. Du finder link til dokumentet nederst i nyheden.
Anbefalinger og præciseringer af eksisterende mønstre
Der er kommet en anbefaling til måden, hvorpå man anfører åbningstider for telefonhenvendelse. Der er ikke faste regler for, hvordan du anfører åbningstider, men vi anbefaler, at du registrerer åbningstid for intervaller med ”-” mellem ugedage og klokkeslæt, og at du grupperer dagsintervaller med et interval pr. linje. Det kunne eksempelvis se sådan her ud i brugergrænsefladen:
”Mandag – torsdag, 8:00-16:00
Fredag, 8:30-15:30”
Vi har præciseret måden, du anfører fysiske adresser på, så det understøtter den standard som Danmarks Adresseregister (DAR) angiver. Fordelen ved dette er, at Organisationssystemets aftagersystemer kan fortolke og bruge adressen på en entydig måde.
Nye registreringsmønstre
Der er kommet nye registreringsmønstre. Det handler om, at man kan angive en ”type” for brugere, der er gemt i systemet.
I de nye anvisninger eksisterer der nu tre typer, der kan tildeles:
- Intern type: En intern bruger, der er ansat i myndigheden
- Ekstern type: En ekstern bruger som fx en ekstern konsulent, en leverandør eller samarbejdspartner
- Non-person entity-type: En bruger med en digital identitet, der arbejder i it-systemer, men som ikke er en menneskelig aktør. Brugertypen benyttes oftest i automatiseringshenseende ved brug af RPA-værktøjer (robotter).
Understøttede måder at anvende organisationsdata på nu anvist
Den organistionsdata, som Fælleskommunalt Organisationssystem stiller til rådighed, bør benyttes på én af to måder:
- Erstatning: Hvis data i Organisationssystemet indeholder alle de informationer, der er brug i den løsning der implementeres, kan Organisationssystemet bruges som en service, og den nye løsning skal derfor ikke implementere sin egen funktionalitet for organisationen.
- Grundstamme: Her udgør Organisationssystem din grundstamme. Organisationssystemet leverer den grundlæggende organisation, og mere opdelte og finmaskede organisationsinformationer vedligeholdes i den nye løsning (nyt træ – se figur nedenfor).
Relevansudsøgning af organisationsenheder
Vi har vist forskellige strategier for hvordan man identificerer de enheder, der er relevante for et nyt system, der aftager organisationsdata og som er ved at blive bygget.
Flere ansættelser for medarbejdere
Vi har lavet en anbefaling til, hvordan du arbejder videre med den ansættelse, der skal benyttes i et nyt system. I praksis betyder det at, hvis en medarbejder er ansat to steder i din organisation, så vises en opskrift (algoritme) til, hvordan det nye system kan hjælpe til at identificere den relevante organisationsenhed.
Interesseret i at vide mere?
Er du interesseret i at læse mere om de nye anvisninger, så finder du det fulde dokument her.