Gå til hovedindhold
Robot-grafik
Case

Robotterne rykker ind i Horsens Kommune

I Horsens Kommune arbejdes der strategisk med automatisering og digitalisering. Det har ført til udviklingen af en række robotter. Og flere af dem henter centrale data fra den fælleskommunale infrastruktur.

Vi har talt med Horsens Kommune, som kan fortælle om en strategisk og systematisk tilgang til at lokalisere potentialer til automatiserede arbejdsgange og udvikling af robotter, som hjælper med at klare arbejdet.

Systematik på flere fronter

I Horsens har digitaliseringsfolkene fået mulighed for at gå i “charme-offensiv” rundt om i de forskellige forvaltninger, med henblik på at inspirere til overvejelser om, hvor der kunne være oplagte muligheder for at automatisere.

Samtidig har digitaliseringsfolkene også gransket de tekniske datakilder og redskaber, som stod til rådighed i forhold til at triangulere data og opsætte såkaldte robotter / RPA’er (Robotic Proces Automation).

Her har den fælleskommunale infrastruktur (serviceplatformen) været en kilde til at finde de rigtige data, der kan bruges til at løse helt konkrete opgaver.

Så mens kommunens medarbejdere i de forskellige forvaltninger har bidraget med en række gode og konkrete ideer til, hvor der kunne automatiseres, stiller den fælleskommunale infrastruktur en række af de data til rådighed, som kan hjælpe med at puste liv i robotterne og gøre ideerne til virkelighed.

Helt konkret er der lige nu to robotter, der trækker CPR-data fra infrastrukturen, som er sat i gang med at arbejde på hver deres arbejdsgang.

Skal regningen betales?

Den ene robot scanner regninger fra regionen på forskellige sundhedsydelser, som er blevet tildelt kommunens borgere. Regningerne, som kommer én gang om måneden, rummer i omegnen af tusind behandlinger, og det er derfor en omfattende manuel opgave at undersøge om alle de borgere, som kommunen faktureres for, fortsat er bosiddende i Horsens kommune.

Derfor har man valgt at udvikle en RPA, som for hver enkelt post slår op i CPR Kommunekode Service (SF6003) for at undersøge, om borgeren er bosiddende i Horsens Kommune. Hver måned finder robotten 5-10 regninger, som sendes til manuel undersøgelse.

Der har endnu ikke været noget økonomi at hente, da borgerne på behandlingstidspunktet har boet i Horsens kommune. Men det giver en stor tryghed for medarbejderen med sikring af, at der kun betales regninger for kommunens egne borgere.

Robotten har været i drift siden juni 2020.

Opfølgning på konkursboer, dødsboer og gældssaneringer

Den anden robot er designet til dagligt at lave opslag i Statstidende og finde konkursboer, dødsboer og gældssaneringer, disse bruges til opslag i kommunens debitorsystem for at se om der er udeståender med Horsens kommune.

Det drejer sig dagligt om en større mængde CPR- og CVR-numre, som det er nødvendigt at lave opslag på. Fra Statstidende benyttes et API-kald (Application Programming Interface) til at hente alle data for de 3 områder.

For konkursboer og dødsboer fremkommer CPR-nummer, som bruges til opslag i debitorsystemet med en skærmbillede-dialog. For gældssaneringer kan der i Statstidende kun fremfindes navn og adresse, derfor bidrager den fælleskommunale infrastrukturs API til at “oversætte” navn og adresse til et CPR-nummer for kommunen, hvormed det bliver muligt for robotten at slå borgerne op i kommunens debitorsystem via en skærmbillede-dialog.

Nedenstående er en oversigt over teknologien til at fremfinde de rigtige data.

Systemmodel viser processen fra dataudtræk i Statstidende til manuel liste fra debitorsystemet

Der kan dagligt være tale om flere hundrede sager, som robotten lokaliserer automatisk og slår op i kommunens debitorsystem. Såfremt der skulle være et økonomisk forhold på en sag i kommunens debitorsystem, sender robotten sagen videre til manuel behandling.

Robotten sparer dermed kommunen for en stor opslagsopgave. Og særligt i forhold til de personer eller virksomheder, som ikke længere har adresse i Horsens kommune, har det været en stor og udfordende opgave at lokalisere og følge op på sagerne.

Afdelingsleder Regnskab og opkrævning i Horsens Kommune, John Johansen, udtaler:

”At søge bosager udenfor kommunen er en stor opgave, hvor udbyttet ikke står mål med ressourceanvendelsen, så med en robot kan vi nu undersøge personer/virksomheder i hele landet i forhold til eventuelle økonomiske udeståender. Vi skal kun bruge tid på nærmere undersøgelse af de personer/virksomheder, der findes med forhold i vores debitor system. Hensigten har været, at vi løser en opgave retssikkert med anvendelse af færrest mulige ressourcer og med det sigte, at vi får anmeldt alle fordringer i bosager med det afkast, det kan give”

I figuren nedenfor ses antallet af borgere og virksomheder, som robotten har lokaliseret i kommunens debitorsystem i- og udenfor Horsens kommune over knapt to måneder.

Graf viser antal sager fundet af robotten i august-september 2020

Alene i denne periode har robotten lokaliseret 38 udeståender udenfor Horsens Kommune. Udeståender som det havde været både udfordrende og omkonstningsfuldt at lokalisere uden robotten.

Lonnie Skovgaard Jakobsen, som er digitaliseringskonsulent på projektet, fortæller:

Normalt vil vi jo helst inden start lave en business case på en automatiseret arbejdsgang, så vi kan vurdere, om det er rentabelt at bruge ressourcer på at lave en robot. Det har dog ikke været muligt for os at lave en business case på denne robot. For vi havde ikke indblik i, hvor lang tid det ville tage, at lave alle opslagene manuelt, om der var ”skyldnere” og om nogle af de økonomiske udeståender kommer ind.
Men vi har en klar antagelse om, at der er noget at hente her. For der er rigtig mange sager, og det er tungt og dyrt arbejde at slå dem op manuelt.

API’er er en prioritet

I arbejdet med at automatiserer processerne i Horsens Kommune, kigger man målrettet efter API’er, som kan bruges til at understøtte automatiseringen, da integrationen er mere stabil end en skærmbillede-dialog.

Netop på denne parameter udmærker den fælleskommunale infrastruktur sig, da de forskellige data-integrationer giver mulighed for at kode opslag op imod et API.

Horsens Kommune ser derfor på flere konkrete muligheder for at benytte den fælleskommunale infrastruktur til at bygge flere robotter i fremtiden.