Sags- og Dokumentindeks

Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks indeholder og udstiller data samlet på tværs af fagsystemer. Det skaber overblik og letter den administrative sags- og dokumentationsproces til gavn for medarbejdere og borgere.
Om Integrationer Vejledninger FAQ

Samlet overblik over sager og dokumenter på tværs af systemer

Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks er kommunernes fælles løsning til at samle og udstille metadata om sager og dokumenter på tværs af fagsystemer. Løsningen skaber et ensartet datagrundlag, så kommunale systemer kan hente og vise sagsoverblik, dokumentrelationer og andre nøglerelationer – uden at medarbejdere skal lede i mange forskellige systemer.

Løsningen gør det muligt at:

  • samle metadata fra flere systemer i ét indeks
  • udstille sag- og dokumentoplysninger via webservices
  • sikre bedre sammenhæng i kommunens datagrundlag
  • undgå dobbeltregistreringer og siloer
  • understøtte borger- og medarbejderrettede overbliksløsninger

Hvordan indekserne arbejder

Indekserne samler og indekserer informationer, så de bliver søgbare i relevante systemer, fx SAPA. Indekserne kan modtage metadata fra de kommunale sagsbærende it-løsninger og er baseret på nyeste version af OIO-standarden. Det gør det muligt at udstille data fra alle sagsbærende it-systemer, der følger samme standard.

Indekserne er underlagt en effektiv adgangskontrol via Fælleskommunal Adgangsstyring for brugere. Dermed kan selv personhenførbare metadata udstilles.

Integrationer - Sags- og Dokumentindeks

SF1470
Sag og Dokument
Sags- og Dokumentindeks
Integration giver kommunale fagsystemer mulighed for at aflevere til og vedligeholde metadata vedrørende sager og dokumenter i Sags- og Dokumentindekset, således at de kan udveksles med øvrige fagsystemer og overbliksløsninger, som fx løsningerne SAPA og Borgerblikket.
Læs mere
SF1472
Sag og Dokument
Hent borgers kontrolsager fra anden sektor
Integrationen udstiller funktionalitet til at hente oplysninger om kontrolsager på tværs af sektorer. Det kan være Udbetaling Danmark (UDK), der henter oplysninger om kontrolsager hos en kommune, eller det kan være en kommune, der henter oplysninger om en kontrolsag hos UDK. En kommune kan ikke søge efter kontrolsager hos en anden kommune. Udveksling af oplysninger om ydelser mellem UDK og kommuner er underlagt særlig lovgivning, og integrationen sikrer, at udveksling sker i henhold til Lov om Udbetaling Danmark.
Læs mere
SF1473
Sag og Dokument
Hent sager
Med denne integration kan it-systemer, der bruger Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, hente oplysninger om udvalgte sagsdata ved hjælp af listesøgning.
Læs mere

FAQ - Sags- og Dokumentindeks

Hvis du ønsker at anvende Sags- og Dokumentindekset i din løsning er der en række forudsætninger, du skal igennem:

  1. Du er oprettet som leverandørorganisation og har adgang til Fælleskommunalt Administrationsmodul
  2. Dit it-system er registreret i  Fælleskommunalt Administrationsmodul
  3. Du har anmodet om og fået godkendt de nødvendige serviceaftaler (se herunder)

Oprettelse af serviceaftale

For at kunne kalde webservices for Sags- og Dokumentindeks skal der oprettes en serviceaftale med jeres testmyndighed. 

Når du skal oprette en serviceaftale for Sags- og Dokumentindeks, er der disse specifikke trin, som du skal igennem i forbindelse med oprettelsen af serviceaftalen i Administrationsmodulet: 

  1. Vælg Serviceaftaletypen "Uden videregivelse af data", uanset om du skal kunne læse eller redigere metadata
     
  2. Vælg følgende services:
    1. "SagDokumentIndeks - v 6.0"
    2. "Sagdokumentindeks2" (vælges automatisk, når du vælger ovenstående)
  3. Sæt dette parameter på "SagDokumentIndeks - v 6.0":
    1. Tilføj rollen "Dummy" 
  4. For at kunne læse metadata i indekset, sæt disse parametre på "Sagdokumentindeks2":
    1. Tilføj rollen "Udstil" 
    2. Itsystem: Indsæt UUID for dit it-system i Administrationsmodulet
    3. Fjern afkrydsning i øvrige parametre
  5. For at kunne redigere metadata i indekset, sæt disse parametre på "Sagdokumentindeks2":
    1. Tilføj rollen "Rediger"
    2. Itsystem: Indsæt UUID for dit it-system i Administrationsmodulet
    3. Fjern afkrydsning i øvrige parametre

Kodeeksempler

Kodeeksemplerne demonstrerer, hvordan klasser genereres på baggrund af WSDL-filerne og hvordan webservices kaldes for bl.a. Sags- og Dokumentindeks.  Kodeeksemplerne for .NET understøtter .NET 4.8. Der er kendte udfordringer med OIOIDWS, hvis man anvender nyere versioner af .NET - i maj 2023 publicerede KOMBIT derfor et kodebibliotek, der er en videreudvikling af Digitaliseringsstyrelsens OIOIDWS.Net-pakke.

Valideringstool

Som hjælp til integration mod Fælleskommunalt Sags- og Dokumentindeks, har KOMBIT udviklet et valideringstool, der kan bruges til at validere den XML-struktur, der skal angives som input i kald til Sags- og Dokumentindekset. Formålet med toolet er at hjælpe til opbygning og forståelse af datastrukturer.

Kort om toolet:

Toolet kan anvendes uden indgåelse af serviceaftaler. Toolet kan kaldes med samme inputstruktur (både med og uden Security Token), som eksisterende operationer i SF1470 Sags- og Dokumentindeks, ved at kalde mod følgende endepunkt: https://virtualize01.serviceplatformen.dk/testservice/SF1470-Validation/V61

Det er muligt at indlæse testdata i Sags- og Dokumentindekset på følgende måder: 

Det er anvenderens eget ansvar at skabe testdata til indlæsning. Anvender kan indgå aftale med en anden anvender om at teste sammen med dennes indlæste sager.

Testmyndighed
Hvis I ikke har en myndighed at teste med, kan I få oprettet jeres egen testmyndighed. Kontakt FKI@kombit.dk for mere information.

Du kan abonnere på beskeder, når sager ændrer status. Via integration til Fælleskommunal Beskedfordeler kan du abonnere på ændringer i Sags- og Dokumentindekset, så der modtages notifikationer, når sager ændrer tilstand til:  

  • Sag.fremdrift=status opstået (= start)
  • Sag.fremdrift=status afsluttet (=slut)