Favrskov bruger infrastrukturen til at blive ”Organized”

Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) er en central brik i enhver kommunal systemportefølje. Der er flere leverandører på markedet, der har været en tæt samarbejdspartner for KOMBIT i bestræbelserne på at få gang i de fælleskommunale indekser.

I forbindelse med, at Favrskov kommune havde truffet beslutningen om at skifte deres ESDH-system ud, valgte man at gå skridtet videre. Og da valget faldt på ’GetOrganized’, blev leverandøren da også stillet overfor en ny opgave, da man ikke tidligere har integreret systemet til den fælleskommunale adgangsstyring for brugere.

Favrskov blev imidlertid mødt af en positiv indstilling fra deres leverandør, som var fast besluttet på, at det var en integration man skulle være i stand til at levere på.

Sådan styrer man adgangene i Favrskov

Adgangsstyringen i Favrskov knytter sig til to parametre; administrative enheder og enhedernes sagsområder i form af KLE-numre.

Når det gælder adgang via KLE-opmærkning, har alle medarbejdere som udgangspunkt adgang til alle KLE-numre, med undtagelse af en gruppe numre, man har defineret som ’følsomme’. Disse numre er specifikt tildelt de enheder, som må have adgang til pågældende data.

I praksis har den enkelte medarbejder ikke adgang til ”alle KLE-numre”, idet det andet parameter, ”organisation”, er en afgrænsende faktor. Helt konkret, skal den enkelte medarbejder der forsøger at tilgå en given sag i ESDH-systemet, både være tildelt rettigheder til sagens ”KLE” og ”enhed” for at få adgang. Den enkelte medarbejder kan altid tilgå sager påført den enhed, vedkommende er ansat i.

For at sikre fælles adgange for medarbejdere fra forskellige enheder – som har sammenfaldende opgaver – har kommunen oprettet såkaldte funktions-organisationer, i daglig tale kaldet ”Funky enheder”.

Som et eksempel kan nævnes en funktionsenhed for ”Chefer og ledere” da de forskellige forvaltningschefer i kommunen ellers ikke har sammenfald i enheder / sagsområder.

Strukturen med enheder er valgt på baggrund af ESDH-løsningens organisations-opbygning, som er enheds-baseret. I andre ESDH-systemer kan den gode løsning derfor også se ganske anderledes ud.

 

Fleksibilitet har konsekvenser

Med et systemmæssigt fundament i MS Sharepoint, viste det sig dog hurtigt, at der var nogle udfordringer med de sikkerheds-tokens, som definerer den enkelte medarbejdes adgange til data. De blev meget lange, og tog dermed også nogle sekunder for sikkerhedsløsningen at aflæse.

Dette skyldtes primært, at de mange kombinationer af enheder og KLE-numre ”ganges op med hinanden” i den streng som det konkrete token består af.

I Favrskov er man da heller ikke bleg for at indrømme, at det krævede et par forsøg – eller tre – før den nuværende model var helt på plads.

Hvad er gevinsterne?

Ved at oprette standardiseret organisationsstruktur, er der mange rettigheder som giver sig selv, når først strukturerne er på plads. Dermed kan arkitekturen understøtte, at standardrettigheder kan tildeles automatisk, når medarbejdere oprettes i bestemte enheder.

Nye medarbejdere har derfor også de rigtige rettigheder på plads allerede fra dag et, uden at det kræver en administrativ tjekliste for brugeradministrationen.

Ved at knytte processerne for brugerstyring op på de administrative processer forbundet med løn, sikrer man, at data til enhver tid er opdaterede, da styringen af løn følger medarbejderens placering og til enhver tid holdes opdaterede.

Sidst men ikke mindst har den strammere styring af rettigheder understøttet et stadigt øget fokus på datasikkerhed. Det være sig både i forhold til adgangene generelt såvel som i forbindelse med, at ansatte flytter fra en organisatorisk placering til en anden.

Forandring kræver kommunikation

Den nye tekniske organisering og struktur har uden tvivl skærpet sikkerheden i kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndtering, men sikkerheden koster på fleksibiliteten.

Fx kan kolleger kan ikke længere give hinanden adgang til individuelle sager eller dokumenter, hvor der måtte være brug for sparring eller specialistkompetence. Det vil kræve involvering af den centrale brugeradministration.

Samtidig gøres organiseringen i enheder også mere synlig hos medarbejderen, og viser sig på en ny måde. Denne organisering er måske ikke umiddelbart en, som alle medarbejdere kan spejle sig i fra starten.

Der har derfor også været en kommunikationsopgave fra centraladministrationen ud i kommunen, for at forklare sammenhænge, strukturer og formålet med denne øvelse.

Har du spørgsmål til Favrskov kommunes integration imellem GetOrganized og Fælleskommunal Adgangsstyring, kan du kontakte Hanne Juul-Naber på haju@favrskov.dk eller Lotte Kyvsgaard på lky@favrskov.dk.