Menu
Om den fælleskommunale infrastruktur Infrastrukturens løsninger Tilslutning Teknikken bag infrastrukturen Vilkår og aftaler Kontakt og support

Samarbejde med OS2Kitos om autoritativ liste

OS2Kitos og KOMBIT samarbejder om at etablere en fælleskommunal autoritativ liste over it-systemer. Hidtil har navngivningen været forskellig på tværs af forskellige løsninger, så selvom der måske er tale om samme it-system, er det vanskeligt at gennemskue både for den enkelte kommune, og på tværs af kommunerne. Den 30. april gik den autoritative liste live, og du kan læse nyheden her. 

Hvad opnår kommunerne ved den fælles entydig navngivning? 

  • Det bliver lettere at genfinde it-systemer på tværs af kommunens eget systemoverblik fx i OS2Kitos, Fælleskommunalt Administrationsmodul (ADM) og Infrastrukturen i tal. 
  • Det effektiviserer styring og administration af egen it-systemportefølje.  
  • Det giver grundlag for at kommunerne kan samarbejde om leverandørdialog, -styring og håndhævelse af krav om integration til infrastrukturen og styrker herved også kommunernes forhandlingsposition.  
  • Kommunens kortlægning af hvilke it-systemer de anvender/ikke anvender til FKI Potentiale kan minimeres, da KOMBIT kan basere sig på data fra Administrationsmodulet.  
  • KOMBIT kan effektivt og med højere datakvalitet opgøre data og nøgletal i Infrastrukturen i tal (FKI Potentiale og FKI Forbrug). 

Nedenfor kan du se en illustration af samarbejdet, og den effekt det giver, og du kan i de nedenstående emnefelter (accordions) folde ud, og læse mere i dybden om de respektive dele af processen.

Her er alt, hvad du skal vide om den autoritative liste

OS2Kitos er master og holder den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer. Så alle ændringer skal ske i OS2Kitos. Ændringer kan fx være: 

  • Ændring i navnet på et it-system  

  • Ændringer i ejerforholdet til it-systemet fx ændringer af hvem der er rettighedshaver og hvem der er leverandør til it-systemet 

  • Tilføjelser af it-systemer 

  • Sletning af it-systemer 

Kommuner, kommunernes it-leverandører og KOMBIT kan anmode om ændringer til den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer i OS2Kitos. Det sker helt konkret ved at downloade, udfylde og sende følgende excel-arket "Skabelon til indberetning_af_it-systemer december 2023.xlsx", som du finder via linket her til info@kitos.dk.

Ved at få tilbagemeldinger fra kommuner og leverandører, arbejder OS2Kitos og KOMBIT med stille og roligt at optimere datakvaliteten.  

Når OS2Kitos-sekretariatet modtager anmodningen, indhenter sekretariatet nødvendige oplysninger og tager stilling til, om ændringen skal gennemføres i OS2Kitos. Afsenderen får altid besked på mail om udfaldet af OS2Kitos-sekretariatets vurdering. OS2Kitos-sekretariatet tilstræber at gennemføre rettelser hurtigst muligt. Ved store mængder rettelser eller uklarhed om navngivningen, vil sekretariatet oplyse et tidsperspektiv for rettelsen. Opstår der uenighed inddrages Kvalitetssikringsudvalget.  

En gang i døgnet (ved midnat) overføres opdaterede data fra OS2Kitos til Fælleskommunalt Administrationsmodul. Så når ændringen er gennemført i OS2Kitos, kan der gå op til et døgn, før ændringen slår igennem i Administrationsmodulet.  

Det er leverandøren, der opmærker egne it-systeminstanser med it-system i Administrationsmodulet. Ligesom leverandøren skal opdatere opmærkningen, når der sker ændringer fx i navngivningen af et it-system.  

Opmærkningen sker i Fælleskommunalt Administrationsmodul under it-system og fanen ”Stamdata” og via feltet ”Logisk it-system”. Her findes drop-down med leverandørens it-systemer fra den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer baseret på data fra OS2Kitos. Opmærkningen skal først og fremmest ske i produktionsmiljøet, men opmærkning i testmiljøet, ExtTest, er også en god ide.

KOMBIT hjælper leverandørerne med opmærkningen i det omfang det er muligt. Det gør vi så længe arbejdsgangene relateret til opmærkningen er manuelle og leverandøren derfor ikke får besked, når opmærkningen mangler eller skal opdateres. Ændringer i den fælleskommunale liste slår igennem i Administrationsmodulet fremadrettet, så eksisterende opmærkninger skal rettes manuelt, før ændringer fx i it-systemets navn slår igennem.  

KOMBIT følger systematisk op og identificerer manglende opmærkning og behov for at opdatere opmærkningen, fordi der er sket ændringer i den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer. Endeligt vil KOMBIT invitere leverandører, der har mange it-systeminstanser i Administrationsmodulet, og hvor der er tvivl om navngivning af it-systemer, til dialog og møde.   

KOMBIT gør på sigt feltet ”Logisk it-system” i Administrationsmodulet obligatorisk. Når feltet bliver obligatorisk, vil leverandøren skulle tage stilling til opmærkningen med it-system, når der skal rettes i data om it-systeminstansen fx ved udskiftning af certifikat.  

Leverandøren skal opmærke it-systeminstanser i Fælleskommunal Administrationsmodul med it-system og sørge for, at opmærkningen opdateres, når der sker ændringer i listen over fælleskommunale autoritative liste over it-systemer, fx ændring i navngivning eller når it-systemer tilføjes eller slettes.  

Kommunerne, OS2Kitos og KOMBIT opfordrer leverandøren til at være stringent i navngivningen af egne it-systemer, fx på tværs af kontrakt, databehandleraftaler, serviceaftaler, fakturaer, på leverandørens hjemmeside og i salgsmateriale. Herved understøtter leverandøren aktivt, at kommunerne effektivt kan styre og administrere deres systemportefølje.  

Giv besked på info@kitos.dk, hvis der sker ændringer i it-systemets navn og/eller ejerforhold på it-systemet. 

  • I skal gøre som I plejer at gøre i OS2Kitos eller jeres lokale systemoverblik, når der sker ændringer relateret til it-system, dvs. sletning, tilføjelse eller rettelse af it-system. 

  • I skal være opmærksomme på, og forholde jer til, leverandørens navngivning af it-system. 

  • I skal give besked til OS2Kitos info@kitos.dk eller KOMBIT infrastruktur@kombit.dk, når I bliver opmærksomme på uensartet eller uhensigtsmæssig navngivning. 

  • I skal hjælpe med at sikre fælles entydig navngivning af it-systemer ved at efterspørge dette hos jeres it-leverandører. 

Hvis der opstår uenighed om navngivningen af et it-system, har Kitos og KOMBIT i samarbejdet nedsat en tværgående gruppe – Kvalitetssikringsudvalget - der kan skabe afklaring. Udvalget er netop etableret og består af Frederiksberg, Kolding, Lyngby-Taarbæk og Aalborg Kommune, OS2Kitos og KOMBIT og skal bl.a. være med til at: 

  • Drøfte og udarbejde principper for god, entydig og fælles navngivning, der tilgodeser og afbalancerer de forskellige behov og hensyn der er på tværs.

  • Beslutte navngivning, når kommune og leverandør eller kommunerne imellem er uenige.

  • Rydde op og optimere navngivning af logiske it-systemer.

  • Gøre opmærksom på indsatser, der er nødvendige for, at kommunerne kan realisere værdien af den fælleskommunale autoritative liste over logiske it-systemer.

  • Varetage governance.

Har du spørgsmål?

Har du noget, du mangler svar på, så skriv til infrastruktur@KOMBIT.dk.