Samarbejde med OS2Kitos om autoritativ liste

OS2Kitos og KOMBIT samarbejder om at etablere en fælleskommunal autoritativ liste over it-systemer. Hidtil har navngivningen været forskellig på tværs af forskellige løsninger, så selvom der måske er tale om samme it-system, er det vanskeligt at gennemskue både for den enkelte kommune, og på tværs af kommunerne. 

Hvad opnår kommunerne ved den fælles entydig navngivning? 

  • Det bliver lettere at genfinde it-systemer på tværs af kommunens eget systemoverblik fx i OS2Kitos, Fælleskommunalt Administrationsmodul (ADM) og Infrastrukturen i tal. 
  • Det effektiviserer styring og administration af egen it-systemportefølje.  
  • Det giver grundlag for at kommunerne kan samarbejde om leverandørdialog, -styring og håndhævelse af krav om integration til infrastrukturen og styrker herved også kommunernes forhandlingsposition.  
  • Kommunens kortlægning af hvilke it-systemer de anvender/ikke anvender til FKI Potentiale kan minimeres, da KOMBIT kan basere sig på data fra Administrationsmodulet.  
  • KOMBIT kan effektivt og med højere datakvalitet opgøre data og nøgletal i Infrastrukturen i tal (FKI Potentiale og FKI Forbrug). 

Nedenfor kan du se en illustration af samarbejdet, og den effekt det giver, og du kan i de nedenstående emnefelter (accordions) folde ud, og læse mere i dybden om de respektive dele af processen.

Her er alt, hvad du skal vide om den autoritative liste

OS2Kitos er master og holder den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer. Så alle ændringer skal ske i OS2Kitos. Ændringer kan fx være: 

  • Ændring i navnet på et it-system  

  • Ændringer i ejerforholdet til it-systemet fx ændringer af hvem der er rettighedshaver og hvem der er leverandør til it-systemet 

  • Tilføjelser af it-systemer 

  • Sletning af it-systemer 

Kommuner, kommunernes it-leverandører og KOMBIT kan anmode om ændringer til den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer i OS2Kitos. Det sker helt konkret ved at downloade, udfylde og sende følgende excel-arket "Skabelon til indberetning_af_it-systemer december 2023.xlsx", som du finder via linket her til info@kitos.dk.

Ved at få tilbagemeldinger fra kommuner og leverandører, arbejder OS2Kitos og KOMBIT med stille og roligt at optimere datakvaliteten.  

Når OS2Kitos-sekretariatet modtager anmodningen, indhenter sekretariatet nødvendige oplysninger og tager stilling til, om ændringen skal gennemføres i OS2Kitos. Afsenderen får altid besked på mail om udfaldet af OS2Kitos-sekretariatets vurdering. OS2Kitos-sekretariatet tilstræber at gennemføre rettelser hurtigst muligt. Ved store mængder rettelser eller uklarhed om navngivningen, vil sekretariatet oplyse et tidsperspektiv for rettelsen. Opstår der uenighed inddrages Kvalitetssikringsudvalget.  

En gang i døgnet (ved midnat) overføres opdaterede data fra OS2Kitos til Fælleskommunalt Administrationsmodul. Så når ændringen er gennemført i OS2Kitos, kan der gå op til et døgn, før ændringen slår igennem i Administrationsmodulet.  

Det er leverandøren, der opmærker egne it-systeminstanser med it-system i Administrationsmodulet. Ligesom leverandøren skal opdatere opmærkningen, når der sker ændringer fx i navngivningen af et it-system.  

Opmærkningen sker i Fælleskommunalt Administrationsmodul under it-system og fanen ”Stamdata” og via feltet ”Logisk it-system”. Her findes drop-down med leverandørens it-systemer fra den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer baseret på data fra OS2Kitos. Opmærkningen skal først og fremmest ske i produktionsmiljøet, men opmærkning i testmiljøet, Eksternt testmiljø, er også en god ide.

KOMBIT hjælper leverandørerne med opmærkningen i det omfang det er muligt. Det gør vi så længe arbejdsgangene relateret til opmærkningen er manuelle og leverandøren derfor ikke får besked, når opmærkningen mangler eller skal opdateres. Ændringer i den fælleskommunale liste slår igennem i Administrationsmodulet fremadrettet, så eksisterende opmærkninger skal rettes manuelt, før ændringer fx i it-systemets navn slår igennem.  

KOMBIT følger systematisk op og identificerer manglende opmærkning og behov for at opdatere opmærkningen, fordi der er sket ændringer i den fælleskommunale autoritative liste over it-systemer. Endeligt vil KOMBIT invitere leverandører, der har mange it-systeminstanser i Administrationsmodulet, og hvor der er tvivl om navngivning af it-systemer, til dialog og møde.   

KOMBIT gør på sigt feltet ”Logisk it-system” i Administrationsmodulet obligatorisk. Når feltet bliver obligatorisk, vil leverandøren skulle tage stilling til opmærkningen med it-system, når der skal rettes i data om it-systeminstansen fx ved udskiftning af certifikat.  

Leverandøren skal opmærke it-systeminstanser i Fælleskommunal Administrationsmodul med it-system og sørge for, at opmærkningen opdateres, når der sker ændringer i listen over fælleskommunale autoritative liste over it-systemer, fx ændring i navngivning eller når it-systemer tilføjes eller slettes.  

Kommunerne, OS2Kitos og KOMBIT opfordrer leverandøren til at være stringent i navngivningen af egne it-systemer, fx på tværs af kontrakt, databehandleraftaler, serviceaftaler, fakturaer, på leverandørens hjemmeside og i salgsmateriale. Herved understøtter leverandøren aktivt, at kommunerne effektivt kan styre og administrere deres systemportefølje.  

Giv besked på info@kitos.dk, hvis der sker ændringer i it-systemets navn og/eller ejerforhold på it-systemet. 

  • I skal gøre som I plejer at gøre i OS2Kitos eller jeres lokale systemoverblik, når der sker ændringer relateret til it-system, dvs. sletning, tilføjelse eller rettelse af it-system. 

  • I skal være opmærksomme på, og forholde jer til, leverandørens navngivning af it-system. 

  • I skal give besked til OS2Kitos info@kitos.dk eller KOMBIT infrastruktur@kombit.dk, når I bliver opmærksomme på uensartet eller uhensigtsmæssig navngivning. 

  • I skal hjælpe med at sikre fælles entydig navngivning af it-systemer ved at efterspørge dette hos jeres it-leverandører. 

Hvis der opstår uenighed om navngivningen af et it-system, har Kitos og KOMBIT i samarbejdet nedsat en tværgående gruppe – Kvalitetssikringsudvalget - der kan skabe afklaring. Udvalget er netop etableret og består af Frederiksberg, Kolding, Lyngby-Taarbæk og Aalborg Kommune, OS2Kitos og KOMBIT og skal bl.a. være med til at: 

  • Drøfte og udarbejde principper for god, entydig og fælles navngivning, der tilgodeser og afbalancerer de forskellige behov og hensyn der er på tværs.

  • Beslutte navngivning, når kommune og leverandør eller kommunerne imellem er uenige.

  • Rydde op og optimere navngivning af logiske it-systemer.

  • Gøre opmærksom på indsatser, der er nødvendige for, at kommunerne kan realisere værdien af den fælleskommunale autoritative liste over logiske it-systemer.

  • Varetage governance.