Generelle vilkår ved brug af den fælleskommunale infrastruktur (Leverandør)

KOMBITs databehandlingsansvar

Data der udstilles via services i den fælleskommunale infrastruktur, vil i de fleste tilfælde være personoplysninger. Ved udveksling af oplysninger (dvs. personoplysninger eller fortrolige oplysninger) gælder forskellige regler, afhængig af hvem den modtagende part er. Det gælder dog altid, at den modtagende part skal have en konkret og gyldig hjemmel til at modtage de konkrete data.

KOMBIT er ikke selvstændig dataansvarlig, men derimod databehandler af data fra den relevante myndighed.

KOMBIT har derfor (i henhold til GDPR art. 28, stk. 3), indgået en databehandleraftale (herefter Databehandleraftalen) om KOMBITs behandling af personoplysninger på vegne af en myndighed i forbindelse med brug af den fælleskommunale infrastruktur. Denne myndighed vil i de fleste tilfælde være kommunerne og/eller ATP (eksempelvis på vegne af Udbetaling Danmark og/eller AES).

I henhold til Databehandleraftalen må KOMBIT udelukkende videresende data til et andet af myndighedens it-systemer (herefter Anvendersystem) på baggrund af en konkret og specifik instruks fra myndigheden. Denne instruks gives i form af en serviceaftale (herefter Serviceaftale).

Det er dit ansvar som leverandør at sikre, at krav til databehandling og udstilling af data opfylder gældende krav jf. Serviceaftaler og de til enhver tid gældende regler for beskyttelse af persondata.

Serviceaftale

For at kunne give en leverandør adgang til data udstillet via den fælleskommunale infrastruktur, kræves en godkendelse fra den konkrete og relevante myndighed i form af en Serviceaftale.

For det meste, vil det være leverandøren af Anvendersystemet - og ikke den enkelte myndighed, der har det detaljerede overblik over, præcis hvilke data, der er behov for, i det enkelte Anvendersystem. Hver service i den fælleskommunale infrastruktur har et specifikt dataindhold, og det er derfor leverandøren, der skal vurdere, præcis hvilke services der er behov for at anvende.

På Digitaliseringskataloget.dk kan der læses mere om de enkelte services; deres funktionalitet og dataindhold.

Det er derfor leverandøren, der opretter Serviceaftalen i Fælleskommunalt Administrationsmodul og heri angiver, hvilke myndigheder der ønskes data fra, samt hvilke services der ønskes adgang til. Serviceaftalen sendes herefter, via Administrationsmodulet, til den/de pågældende myndigheder, som herefter skal godkende om Anvendersystemet er berettiget adgang til de anmodede services.

Det er derfor afgørende, at leverandøren nøje overvejer, hvilke services der er nødvendige, og forklarer denne nødvendighed i Serviceaftalens fritekstfelt. På den måde kan myndigheden bedre vurdere anmodningen.

Serviceaftalens indhold, kan med fordel diskuteres med den enkelte myndighed, inden den udarbejdes. Myndigheden skal have et klart billede af dataoverdragelsens formål samt den behørige hjemmel.

Databehandleraftale mellem myndighed og leverandøren

Indgår der persondata i de services, der ønskes adgang til, kan leverandøren være databehandler for myndigheden.

Det er leverandøren og myndighedens ansvar at vurdere, om der foreligger et databehandlerforhold. I bekræftende fald forventer KOMBIT, at der indgås behørig databehandleraftale mellem leverandøren og den pågældende myndighed. Databehandleraftale kan ikke oprettes via Administrationsmodulet.

Det er afgørende, at der er indgået en databehandleraftale mellem leverandøren og myndigheden, inden persondata hentes, og databehandleraftalen præcist vedrører de data, der hentes. Er dette ikke tilfældet, vil både leverandøren og den enkelte myndighed kunne ifalde ansvar.

Serviceaftalens Ikrafttrædelse og varighed

Serviceaftalen træder i kraft, når den godkendes af myndigheden, og gælder indtil Serviceaftalen opsiges af en af parterne eller bortfalder af anden grund (eksempelvis hvis en service lukkes, indlemmes i en anden service eller lignende).

Leverandøren bør jævnligt gennemgå samtlige Serviceaftaler for at sikre, at de ikke giver et Anvendersystem adgang til en eller flere services i den fælleskommunale infrastruktur, som Anvendersystemet ikke længere er berettiget til en sådan adgang.

Opsigelse af en serviceaftale

Kommunen kan uden forudgående varsel opsige en serviceaftale, hvorved adgangen til brug af services i forhold til den pågældende Serviceaftale ophører.

KOMBIT kan opsige en Serviceaftale med et varsel på seks måneder til udløbet af et kvartal såfremt: 

• Kommunen væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til en serviceaftale, 
• eller kommunens it-leverandør misbruger en Serviceaftale fx ved ikke at henvise til korrekt Serviceaftale ved hentning af data
• Hvis Serviceaftalen ikke længere er nødvendig

KOMBIT kan dog i særlige tilfælde opsige Serviceaftaler med et kortere og rimeligt varsel, hvis tekniske eller forvaltningsmæssige årsager nødvendiggør dette. KOMBIT skal naturligvis altid opfordre kommunerne eller andre anvendere til at få lukket en Serviceaftale, der ikke længere er aktiv.

Indsamling af almindelige personoplysninger

Når du bruger den fælleskommunale infrastrukturs løsninger, vil du i tilfælde af registrering i Administrationsmodulet, blive bedt om at logge ind med MitID og angive din e-mailadresse.

KOMBIT modtager automatisk dit navn via NemLog-in. Derimod angiver du selv din e-mailadresse. Med denne angivelse giver du samtidig samtykke til, at KOMBIT opbevarer dit navn og din e-mailadresse.

KOMBIT har sikret den behørige organisatoriske og tekniske sikkerhed i forhold til vores opbevaring af disse almindelige personoplysninger. Læs mere om vores privatlivspolitik.

Administrationsmodulet

I forbindelse med registrering som bruger i Administrationsmodulet indsamler KOMBIT almindelige personoplysninger. Oplysningerne vedrører dit navn og din e-mailadresse.

Formålet med indsamlingen skyldes primært, at KOMBIT har behov for at kunne komme i kontakt med brugerne i forbindelse med, organisationsoplysninger, it-systemopsætninger, serviceaftaler og jobfunktionsroller. Derudover har KOMBIT også brug for oplysningerne, så vi kan sikre at brugerne modtager nødvendige notifikationer vedrørende fx udløb af certifikater.

Ansvar og vilkår i øvrigt

Foruden ovenstående vilkår, som i høj grad kredser om de aftalemæssige forhold forbundet med data, er der også en række praktiske vilkår og ansvarsforhold i forbindelse med at benytte den fælleskommunale infrastruktur. Disse følger nedenfor:

Vederlag

Afregning for brug af den fælleskommunale infrastruktur opkræves kvartalvis bagudrettet af KOMBIT direkte hos kommunerne. Leverandøren vil derfor ikke blive afkrævet betaling for brug af den fælleskommunale infrastruktur. For at minimere kommunernes udgifter mest muligt, bør man som leverandør dog udvikle, så der ikke foretages unødvendige kald til infrastrukturen.

Driftsforhold

De udstillede Services tilpasses løbende, så de lever op til omverdens krav. Eventuelle ændringer i enkelte services meddeles med passende varsel ift. ændringens omfang. Der er altid én version tilgængelig, og i en overgangsfase to versioner. Afledte udgifter til nødvendige omlægninger i leverandørens løsninger, afholdes af Kommunen eller kommunens leverandør

Test

Forud for anvendelse af den fælleskommunale infrastrukturs produktionsmiljø anmodes kommunens leverandør (via en prøvetilslutning) om at gennemføre nødvendige test i Eksternt testmiljøet (ExtTest).

Det er gratis at bruge infrastrukturens eksterne testmiljø (ExtTest), så længe der ikke foretages performancetest. Foretages kald i Produktionsmiljøet, afregnes kommunen for forbrug.

Ansvar i forbindelse med tab

KOMBIT hæfter ikke for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. KOMBITs hæftelse kan ikke overstige det beløb, der er betalt i forbindelse med adgangen til den pågældende Service.

Datakvalitet og gyldighed

Data stilles til rådighed via den fælleskommunale infrastruktur, som de er afleveret fra datakilden. De hentes direkte fra den autoritative kilde, og KOMBIT har derfor intet ansvar for hverken indhold, oprindelse, fejl og mangler eller nogen form for skade, der måtte følge af brugen af sådanne data.

Fejl og mangler

Såfremt dataleverance er fejlbehæftet eller mangelfuld, og dette udelukkende skyldes forhold, der kan tillægges KOMBIT, vil KOMBIT uden ugrundet ophold foretage afhjælpning.

Hvis KOMBIT gennemfører behørig afhjælpning, kan kommunen eller kommunens it-leverandør ikke gøre andre krav gældende, hvad angår fejl og mangler.

Hvis kommunen eller leverandøren bliver opmærksom på fejl og mangler ved infrastrukturen fx ved modtagelse af mangelfuld eller fejlbehæftet dataleverance, skal de straks orientere KOMBIT herom ved at sende en mail til helpdesk@serviceplatformen.dk.

Force Majeure

KOMBIT er indforstået med, at driften af den fælleskommunale infrastruktur er vital, hvorfor KOMBIT vil træffe alle hensigtsmæssige foranstaltninger med henblik på at sikre den fælleskommunale infrastrukturs fortsatte driftsudvikling, når force majeure situationen foreligger, herunder ved strejke og lockout.

KOMBIT kan ikke stilles til ansvar for konsekvenser for drift af infrastrukturen i tilfælde af eventuel force majeure.

Tvister

Enhver tvist, der udspringer af dataleverancer fra den fælleskommunale infrastruktur, afgøres af en af Det Danske Voldgiftsinstitut nedsat voldsafgift i overensstemmelse med reglerne for behandling af sager ved Den Almindelige Voldgiftsret i Danmark. Ved sagens afgørelse skal gældende ret lægges til grund.

Tværkommunal videndeling

Ved ibrugtagning af den fælleskommunale infrastruktur bliver din virksomhed og dit system registreret som anvender af den fælleskommunale infrastruktur.

Denne registrering indgår som en del af et samlet overblik over systemer, og hvilke dele af den fælleskommunale infrastruktur de benytter sig af. Overblikket deles med kommunerne, så kommunerne kan koordinere på tværs af kommunegrænser omkring brug af løsninger som anvender infrastrukturen.

Ønsker du ikke at din virksomhed eller din løsning fremgår af sådan en liste, bedes du straks give besked herom til FKI@kombit.dk.

Indmelding af signifikante kapacitetsbehov

For at kunne sikre en stabil drift af den fælleskommunale infrastruktur, er det vigtigt for os at vide, når anvenderne har et kapacitetsbehov som væsentligt overstiger, hvad der svarer til normal drift. Det er derfor vigtigt, at du som anvender forpligter dig til at følge KOMBITs anvisninger for signifikante kapacitetsbehov, og indmelde kommende belastninger så tidligt som muligt.

Support

I tilfælde af, at leverandøren oplever problemer med at benytte infrastrukturen, kan der rettes kontakt til Helpdesk for teknisk assistance. Læs mere om Service Level Agreements og åbningstider her.